Tehtävien ja toimintaprosessien kuvaamista tarvitaan mm.
tiedonhallintamallissa. Siinä kuvataan ja suunnitellaan organisaation
tehtävien hoitoa, miten toteutetaan tiedonhallintaa. Se on laadittava ja
ylläpidettävä palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan
suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi. Se on myös kuvaus tiedonsaantia
koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, tietojen keräämisen
tehostamiseksi, tietojärjestelmien ja -varantojen yhteentoimivuuden
tehostamiseksi ml. tietoturvallisuuden kuvaukset.

Miksi? Tiedonhallintalaki tuli voimaan, ja koskee
julkista sektoria. Tiedonhallintalaki on yleislaki tiedonhallintaan ja
mm. tietojärjestelmien käytöstä, kun käsitellään tietoaineistoja. Lain
vaatimuksena on, että tiedonhallintayksikkö (esim virasto, kunta,
kuntayhtymä) laatii ja ylläpitää tiedonhallintamallia.