Etäkoulutus: Sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin perusteet

Koulutuksen tarkoituksena on antaa osallistujille kattavat
perustiedot sähköisestä säilyttämisestä ja arkistoinnista sekä niitä
ohjaavasta lainsäädännöstä, käytännöistä ja teknologioista.

Asiakirjatiedon hallinta ja sähköinen säilyttäminen ja arkistointi
ovat yhä tärkeämpiä kaikille yrityksille ja organisaatioille, sillä
lainsäädäntö ja muu sääntely asettavat vaatimuksia tiedon käsittelylle,
säilyttämiselle ja arkistoinnille. Vaatimukset vaihtelevat julkisen ja
yksityisen sektorin välillä, ja organisaation rooli vaikuttaa siihen,
mitä sääntelyä sovelletaan. Muutokset lainsäädännössä, toimintatavoissa
ja teknologioissa näkyvät yhä enemmän myös yksityisellä sektorilla.

Koulutuksemme tarjoaa vastauksia mm. näihin ajankohtaisiin kysymyksiin:

• Miten varmistaa tärkeän tiedon helppo löytyminen arkistoista ja tietovarannoista?
• Kuinka kauan asiakirjoja tulee säilyttää, ja mihin säilytysajat perustuvat?
• Mitkä ovat erot julkisen ja yksityisen sektorin välillä sähköisessä tiedonhallinnassa ja arkistoinnissa?
• Milloin sähköinen arkistointi on organisaatioissa tai yrityksissä pakollista?
• Mitä tarkoittavat sähköinen säilyttäminen ja sähköinen arkistointi käytännössä?

Arkistointi on tärkeää huomioida osana tiedonhallintaa. On tärkeää
tietää, kuka on tuottanut arkistoitavan tiedon, missä järjestelmässä se
on syntynyt ja mihin tarkoitukseen sitä käytetään. Asiakirjahallinnon ja
arkistoinnin vastuuhenkilöiden on selvitettävä esimerkiksi, miten
asiakirjat syntyvät prosesseissa, miten ne rekisteröidään ja kuvataan
metatiedoilla sekä miten niitä säilytetään ja arkistoidaan. Ja sähköisen
toimintaympäristö ja tietojärjestelmien tuomat muutokset on huomioitava
osana kaikkea tätä.

Koulutuksessa tarkastellaan sähköisestä näkökulmasta asiakirjatiedon
koko elinkaarta tiedon muodostumisesta käsittelyyn, säilyttämiseen ja
mahdolliseen arkistointiin. Koulutuksessa käsitellään myös sähköisen
säilyttämisen ja arkistoinnin keskeisiä periaatteita, tiedostomuotoja
sekä paperi- ja sähköisen arkistoinnin eroja. Lisäksi tarkastellaan
asiakirjatiedon hallintaa eri tietojärjestelmissä sekä järjestelmien
välisiä integraatioita, järjestelmänvaihtoja ja tietojen siirtoja. 

Koulutuksessa käsitellään myös asiakirjatiedon julkisuutta, tietojen
luovuttamista, tietosuojaa ja tietoturvaa, kuten henkilötietojen
käsittelyä ja käyttöoikeuksia ja käytön valvontaa. Koulutuksessa
tarkastellaan myös laadukkaan sähköisen säilyttämisen käytäntöjä sekä
yleisimpiä virheitä, joita organisaatioissa tehdään tiedon
säilyttämisessä ja arkistoinnissa.
Koulutus sopii yritysten ja
organisaatioiden asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asiantuntijoille,
johdolle, organisaation kehittäjille sekä henkilötiedon, rekisterien ja
tietovarantojen parissa toimiville. Tule oppimaan, mitä asiakirjatiedon
hallinta, sähköinen säilyttäminen ja arkistointi tarkoittavat
käytännössä ja mitä sinun tulisi niistä tietää!